C'est quoi un problème : dysfonctionnement, anomalie, panne...
Comment le résoudre : 5 étapes importantes à respecter
La plupart des problèmes que l'on rencontre se résolvent facilement, problème = solution. Mais si vous rencontrez toujours les mêmes problèmes, c'est soit vos solutions ne sont pas efficaces, soit vous ne traitez pas les causes origines de ce problème. Dans une entreprise, une organisation, notre capacité à résoudre correctement et efficacement nos problèmes est essentielle. Elle fait la différence entre une entreprise qui survit et une entreprise "agile" qui elle sera performante et efficace pour s'adapter et solutionner tous ses aléas.
L'être humain que nous sommes a un cerveau tellement intelligent et tellement rapide qu'il connait déjà la réponse à peine la question posée... Mais, ne serait-il pas un peu fainéant par moment... Nous sommes un peu comme Google, même quand il n'a pas la réponse, il en donne beaucoup. Et met en première place celle qu'il juge prioritaire (ou celle qui a une publicité). Nous-même, nous mettons parfois en réponse, celle qui est sponsorisée par nos envies !
Bien sûr, pour certains problèmes courants et/ou simples, il est inutile de faire une analyse en 5 étapes. Cette analyse doit être réservée aux problèmes complexes ou répétitifs. Mais dans ce cas, il faut respecter scrupuleusement la démarche et prendre le temps nécessaire pour faire cette analyse rigoureuse. Idéalement, ce travail doit se faire en groupe, quatre à six personnes, avec un candide, celui-ci sera garant d'une analyse avec le recul nécessaire.
Méthode de résolution de problèmes en 5 étapes :
1- Identifier le problème
2- Recherche les causes
3- Identifier des solutions
4- Choisir la ou les solutions efficaces
5- Réaliser et réussir les résolutions
1- Identifier le problème
En début de résolution de problème, nous devons identifier le plus clairement et le plus précisément le problème. Ceci afin d'éviter plusieurs écueils, dont les deux principaux :
- si on travaille à plusieurs, il faut s'assurer que l'on parle tous de la même chose, du même problème.
- il faut restreindre à un problème le plus basique possible au risque d'avoir sinon un sujet de trop grande ampleur avec beaucoup d'amalgame (exemple : problème de communication dans l'entreprise...).
Le plus simple et rapide est de procéder avec l'acronyme QQOQCC : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ?
Qui ?
Qui a eu le problème, qui a identifié le problème
Quoi ?
Quelle est le problème précisément, ne prendre que les faits qui décrivent un constat vu et mesuré.
Où ?
A quel endroit précis, sur quelles pièces, sur quelle machine, avec quelle équipe...
Quand ?
Dates, heures, minutes...
Comment ?
Dans quel contexte, marche automatique ou dégradée, avec quelle procédure...
Combien ?
Combien de fois, combien de personnes, combien de pièces, combien...
2- Recherche les causes
Il s'agit de rechercher la ou les causes premières ou origines.
Il existe plusieurs outils pour réaliser cette recherche :
5 Pourquoi
5M ou Ishikawa
Arbre des causes
La règle : ne pas se contenter de survoler la recherche, mais plutôt passer un temps à creuser les différentes causes possibles et la cause de la cause, pour remonter la chaîne de cause à effet. C'est le moment le plus important de cette démarche de recherche pour solution un problème. Il doit permettre de faire une analyse complète des événements qui conduisent à la survenue du problème et ne pas se contenter d'une résolution 'minute' qui ne fait que survoler le sujet et qui ne conduit qu'à une caricature de solutions 'minutes' qui ne sont, en général, pas du tout efficaces.
Conseils : noter toutes les idées, ne pas les juger tout de suite, balayer le plus large possible.
3- Identifier des solutions
Après avoir réalisé la recherche des causes possibles, il faut choisir les causes qui semblent les plus probables pour la survenue du problème étudié. Puis trouver des idées de solutions pouvant éradiquer tout ou partie du problème. Là encore, il ne faut pas tomber dans la caricature ou fainéantise de solution. Cette recherche de solution doit être inventive et exhaustive. Là, il s'agira des rechercher toutes les solutions possibles.
Conseils : Ne pas se brider, être créatif, rechercher plusieurs solutions pour chaque branche du problème.
4- Choisir la ou les solutions efficaces
C'est le moment de revenir sur terre ou dans la vraie vie de l'entreprise. Il faut, maintenant, faire des choix pragmatiques et efficaces.
Conseils : choisir plusieurs solutions en fonction des critères de difficultés de mise en place (coûts ou temps de mise en oeuvre), des délais ainsi que des efficacités présumées quant à leurs réussites...
5- Réaliser et réussir les résolutions
Jusqu'ici, on a envisagé. Comme disais un ancien collègue, le papier ne refuse pas l'encre !
Maintenant, concrètement on fait quoi ?
Et quand on l'a fait, est-ce que ça marche ? Est-ce efficace ?
Si oui, bravo ! Félicitations ! Peut-on le refaire ailleurs ?
Si non, il faut revoir le problème et les solutions mises en place. Pourquoi les solutions ne réussissent pas à éradiquer celui-ci ? Solution insuffisamment robuste ? Mauvaise réalisation ? Mauvaise utilisation ? Mauvaise explication sur la mise en place ? Mauvaise analyse ?
On recommence...
Essayez, c'est magique...
